التدقيق قرب والضغط بدا يطلع؟ هادشي عادي. ولكن الخبر المزيان هو أن أغلب المشاكل اللي كتوقع فالتدقيقات ممكن تتجنبهم. هاهوما 5 غلطات اللي كنشوفوهم بزاف عند العملاء ديالنا، والأهم من هادشي، كيفاش تتجنبهم.

الغلطة رقم 1: التحضير للتدقيق فآخر لحظة

العلامة: جوج سيمانات قبل التدقيق، كتوقع البانيك. الفرق كيجريو فكل جهة باش يحدّثو الوثائق، يكملو التسجيلات اللي ناقصة و“ينظفو الدار”.

المشكل: المدقق ماشي ساذج. كيشوف مزيان فاش نظام تحضّر على العجلة. والأهم من هادشي، نظام اللي كيعيش غير وقت التدقيقات ماشي نظام تسيير حقيقي.

الحل: النظام ديال التسيير ديال الجودة (SMQ) خاصو يكون حي طول العام. خطط لمراجعات دورية، حافظ على المؤشرات ديالك محدّثين بشكل مستمر، ودير تدقيقات داخلية بانتظام. نهار التدقيق ديال الشهادة، ما غادي يكون عندك والو خاص تحضّرو: غادي تبيّن غير اللي كدير كل يوم.

“أحسن وقت باش تحضّر التدقيق، هو 364 يوم اللي قبل منو.”

الغلطة رقم 2: متلازمة “الوثيقة الكاملة”

العلامة: الإجراءات ديالك مكتوبين بشكل جميل، مع مخططات مزيانين وتنسيق ما فيه ما يتقال. ولكن فاش المدقق كيسوّل العمال، ما كيعرفوش هاد الوثائق.

المشكل: نظام وثائقي مقطوع من الواقع ديال الميدان هو علامة على SMQ “ديال الورق” اللي ما كيخدم حتى واحد.

الحل:

شارك العمال فكتابة الإجراءات
كتب وثائق بسيطة، عملية وقابلة للاستعمال
كوّن الفرق ديالك على استعمال الوثائق
تحقق بانتظام أن الوثائق معروفين ومطبّقين

مؤشر مزيان: سوّل واحد العامل يوريك كيفاش كيوصل لإجراء اللي كيخصو. إلا خدا أكثر من 30 ثانية، كاين مشكل.

الغلطة رقم 3: تخبية عدم المطابقات

العلامة: السجل ديال عدم المطابقات ديالك خاوي ولا فيه غير NC صغار. كلشي باين كامل.

المشكل: حتى شركة ما كاملة. مدقق متمرّس كيعرف أن غياب NC كيعني إما غياب المراقبة، إما ثقافة فين كنخبّيو المشاكل.

الحل:

شجّع على الإبلاغ على المشاكل، حتى الصغار
عامل NC كفرص ديال التحسين، ماشي كإخفاقات
وري المدقق كيفاش كتعرف، كتعالج وكتمنع NC
المهم ماشي ما يكونش عندك مشاكل، ولكن تعرف كيفاش تديرهم

اللي المدقق بغا يشوف: نظام كشف فعّال، تحليلات أسباب مناسبة، وإجراءات تصحيحية اللي كتخدم.

الغلطة رقم 4: التدقيق = نهار المسؤول ديال الجودة

العلامة: فوقت التدقيق، المسؤول ديال الجودة كيجاوب على كاع الأسئلة، حتى اللي كتخص الإنتاج ولا المشتريات. الأقسام الخرين كيبانو غايبين ولا ما مهتمينش.

المشكل: SMQ فعّال كيشمل الجميع. إلا غير المسؤول ديال الجودة اللي يقدر يهضر عليه، يعني ماشي مندمج فالممارسات ديال كل يوم.

الحل:

حضّر المسؤولين ديال كل عملية باش يقدمو النشاط ديالهم
كوّن العمال على الأسئلة النموذجية ديال التدقيق
دير “محاكاة تدقيق” باش كل واحد يكون مرتاح
المسؤول ديال الجودة خاصو يكون ميسّر، ماشي الناطق الوحيد

الردة المزيانة: فاش المدقق كيسوّل على الإنتاج، المسؤول ديال الإنتاج هو اللي كيجاوب، ماشي المسؤول ديال الجودة.

الغلطة رقم 5: تجاهل الملاحظات ديال التدقيق اللي فات

العلامة: المدقق كيلقى نفس الملاحظات ديال المرة اللي فاتت. نقاط التحسين اللي تقترحو ما تعالجوش.

المشكل: هادا إشارة قوية أن التحسين المستمر ماشي مترسّخ حقيقة فالثقافة ديالكم.

الحل:

بعد كل تدقيق، صاوب مخطط إجراءات باش تعالج كاع الملاحظات
تابع تقدم الإجراءات فمراجعة الإدارة
تحقق من فعالية الإجراءات اللي دارو
حافظ على تاريخ التدقيقات باش توري التقدم ديالك

اللي المدقق كيقدّر: يقدر يشوف أن الملاحظات ديالو تاخدو بعين الاعتبار وأن النظام ديالكم كيتحسن من تدقيق لتدقيق.

بونيس: الأسئلة الصعبة وكيفاش تجاوب عليهم

شي أسئلة ديال التدقيق كتبان عادية ولكن كتكشف بزاف:

“كيفاش كتعرفو أن الزبائن ديالكم راضيين؟”

جواب خايب: “ما عندنا حتى شكاية، إذن كلشي مزيان.” جواب مزيان: “كنقيسو الرضا عن طريق استطلاعات، كنحللو الشكايات والاتجاه ديالهم، وكنتابعو مؤشرات بحال نسبة الوفاء.”

“شنو كديرو فاش كتكتشفو منتج غير مطابق؟”

جواب خايب: “ما كتوقعش بزاف.” جواب مزيان: “كنعزلو المنتج، كنعلّمو عليه، كنحللو السبب، كنقررو العلاج وكنتحققو أن المشكل ما يتكررش. هاهو مثال حديث…”

“كيفاش الإدارة كتشارك فالنظام ديال تسيير الجودة؟”

جواب خايب: “كتوقّع على سياسة الجودة.” جواب مزيان: “الإدارة كتشارك فالمراجعات، كتحدد الأهداف، كتخصص الموارد اللازمة وكتواصل بانتظام على قضايا الجودة. مثلاً…”

الخلاصة

تدقيق ناجح ماشي معجزة، هو نتيجة ديال نظام تسيير حي، اللي كيتبناه الجميع وكيتحسن باستمرار. الغلطات اللي هضرنا عليهم هنا كتوقع بزاف، ولكن ساهل تتجنبهم بشوية ديال الاستباق والردود المزيانة.

تفكّر: المدقق ما جاش باش يتصيّدك، ولكن باش يتحقق أن النظام ديالك خدّام. إلا كان هادشي هو الحال، التدقيق غادي يكون غير إجراء شكلي. إلا ماشي هو الحال، هادي فرصة باش تتحسن.

محتاج المساعدة باش تحضّر التدقيق الجاي ديالك؟ Betterfly كيرافقك بأدوات اللي كتسهّل التسيير اليومي ديال QHSE ديالك وكتخليك ديما جاهز.